档案管理软件功能要求暂行规定的简单介绍-富华法律网

今天给各位分享一下关于档案管理软件功能要求暂行规定的知识，其中也会对进行解释，如果能碰巧解决你现在面临的问题，现在开始吧！

成果地质资料电子文件汇交与管理存在问题思考

张红英

（中国地质调查局西安地质调查中心，西安710054）

摘要为保证成果地质资料汇交质量、延长资料的可再利用生命周期，本文主要针对成果地质资料电子文件汇交与管理中存在的真实、完整、可用性、安全性方面问题，提出了解决问题的思路。

关键词地质资料；电子文件；汇交与管理；问题

为推进地质资料管理现代化进程，提高地质资料管理水平，充分发挥地质资料作用，完善成果地质资料电子文件汇交制度，保证成果地质资料电子文件能有效地得到管理和利用，国土资源部2002年颁发制定了《成果地质资料电子文件汇交格式要求（试行）》，并于2006年进行了全面修改完善，经过这几年电子文件汇交格式要求的试行和贯彻执行，成果地质资料电子文档的制作和汇交质量逐年提高，但仍存在着值得我们高度重视的问题，地质资料电子文档管理工作也迎来新的挑战。

1 存在问题

1.1 真实、完整、可用性

汇交成果地质资料的真实、完整、可用性是保证成果地质资料质量和利用服务的基础。但是汇交的成果地质资料文件材料不全、电子文件与纸介质资料内容不一致，这是电子文件汇交中经常出现的问题。

电子文档可以在不同的计算机和载体之间传递和复制，而内容、信息形态无任何变化，很难像纸质资料那样能确定哪个是“原件”，哪个是“复制件”，从而直接影响到如何才能保证电子文档的真实性、可靠性和完整性。

电子文件本身不能被人们直接读取，必须借助于专门软硬件系统，由于信息技术的飞速发展，一般的信息设备如计算机更新很快、常用的WINDOWS系统及WORD版本升级更快，几年时间就会过时被淘汰，而耐久性较好的电子文档载体如光盘在适宜条件下也许可以保存几十年甚至上百年。因此若干年后有可能出现虽然有保存完好的光盘等电子载体，但读取设备及软件系统可能已从社会上消失，无法找到相应的读取软硬件系统，那时电子文件就会变为无法读取的死信息。

软硬件迅速更新并被淘汰的现状和具有永久利用价值的电子文档要求永久保存之间的矛盾亟待考虑。

1.2 安全性

成果地质资料电子文件在其形成、存储、利用等方面存在许多不安全的因素。

（1）汇交的电子文档携带有病毒，这会对其保管和利用造成潜在的危险，有的甚至造成无法挽回的损失。

（2）电子文件不具有固定的存储载体，电子文档易更改，对电子文档具有一定权限的人可以对其任意增加、删除、修改，而操作者本身不留任何痕迹，所以为保证电子文档的安全、正确和完整需要解决一系列技术难题及制定一套配套的管理制度。

（3）成果地质资料电子文件汇交格式要求推荐电子文档汇交载体为只读CD ROM光盘、DVD光盘、硬磁盘，现电子文档的长久保存常见载体有硬磁盘、软磁盘、光盘、磁带等。由于受磁场和外界条件的影响，这些存储载体可能会消磁、老化和自然损坏，从而损坏或彻底破坏载体上记录的信息。另外由于设备的不断更新，原先使用的存储载体可能已不被使用或得不到技术支持。如早期曾广泛使用的5.25 英寸的高密或低密磁盘，现在已基本淘汰。

1.3 地质资料管理人员素质的不适应性

对电子文件制作、电子文件归档检查验收及其归档后形成的成果地质资料电子文档的管理，绝不是仅仅懂得纸质地质资料管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的；也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的；也不是仅仅懂得地质专业技术的人员所能胜任的。但目前地质资料管理部门技术人才不仅数量严重不足，结构也不甚合理，复合型人才严重匮乏，而且资料部门由于自身的社会地位和条件所限，在引进人才方面与其他部门相比，往往处于劣势，地质资料管理人员素质更亟待提高。

2 解决问题思路

2.1 对电子文档真实性问题的解决

（1）加强地质工作项目的管理环节，严格项目成果的评审验收，成果地质资料的纸介质与电子文件的规范要求作为评审验收内容之一，并将审查认定的文件材料作为归档资料，交于相关资料管理部门备案作为备查；同时明确汇交人责任，要对汇交的电子文件的真实性、完整性和有效性负责，严把汇交前检查验收关，保证电子文档与纸质资料内容的一致性与正确性，对存在伪造虚假汇交资料现象的单位或责任人按相关法规、办法采取处罚措施。

（2）由于电子文档可以随时变换载体，或被不留痕迹地改动，所以为保证电子文档的真实性要采取一些专门措施。如资料管理人员在电子文档接收、验收、整理、归档、保管和利用等各环节建立起规范的业务标准、严密的规章制度，使得对电子文档的修改、存取、传输等任何操作都进行实时登记，以密码形式存储并有防删改措施，并将电子文档备份以备查询，从而构建起一个维护电子文档、电子文档的原始性和真实性的管理保护体系。

（3）由于电子文档具有系统依赖性和设备依赖性，所以在管理电子文档的时候，资料管理部门必须考虑是否需要购置相应的软件和硬件，这些软件和硬件现在市场价格是多少，软件的使用权限及硬件的使用寿命有多长，软硬件是否易于使用等问题。采用保存电子文档相关支持软硬件的方法，使电子文档需要恢复时，可运用存储的相关软硬件，以原始形成时的显示格式恢复，保证正常利用。

2.2 对电子文档安全性问题的解决

（1）做好入库前检查验收工作。地质资料电子文件的信息安全、有效直接影响着电子文档的保管和利用，所以在制作电子文件时必须把电子文件的安全性检查放在首位。

（2）认真研究解决电子文件保存问题。我国目前尚无专门针对电子文件长久保存的标准规范，已有的某些规定还都局限在具体的保管环境和技术参数的选择上。《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）和《成果地质资料电子文件汇交格式要求》，也只是对归档环节中的电子文件载体、格式、软硬件提出了具体要求，而没有涉及长久保存的具体方案。其他的相关规定只是散见于个别标准规范中的某些条款，比如：《档案管理软件功能要求暂行规定》的第八条要求“档案管理软件应具备较强的数据独立性，确保在软、硬件环境发生变化时数据的完整、安全迁移有效利用”等。另外以光盘为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件的长期保存问题也是有待资料管理工作者进行深入研究和探讨的重要课题。

（3）认真做好电子文档的保管。①保持良好的保存环境，可以延缓电子文档载体的自身老化，还可以减慢载体上所存信息的自然衰减，所以电子文档载体（目前主要为光盘及硬磁盘）的保存环境严格执行国家有关要求，库房温湿度控制在国家要求范围内，远离强磁场和有害气体，载体直立排放等。还要建立电子文档维护管理的记录。维护管理记录信息可包含以下内容：电子文档号，资料入库前检查验收情况，定期检查情况与存在问题，以及问题解决处理情况、备份情况等。②文件管理国际标准ISO15489-1认为迁移（在保证文件真实性、完整性、可靠性和可读性的前提条件下，将文件从一个系统转移到另一个系统的行动）被认为是数字信息长期保存的必须和恰当的选择，也是目前比较成熟和频繁使用的方法。但是，数据迁移并不能保存数据的全部原始信息，每一次迁移操作都可能丢失一定的信息，频繁的迁移也会积累较大的信息损失。

故此目前数据备份是保证电子文件安全存储的主要手段，对于长久保存的电子文件，必须定期进行复制，以防止信息损失。

数据备份主要有三种形式：全备份、增量备份、差分备份。同时系统备份（包括软件系统和硬件系统）也应是必须考虑的重要内容。存储体系建立在备份制度完善的基础上，有利于数据的恢复与利用。

2.3 加强电子文档管理知识的学习培训

对于各单位或相关部门一是在重视成果地质资料电子文档制作培训的基础上，重视电子文件管理知识的培训；二可以组织资料管理人员去相关单位或部门学习关于电子文件（文档）管理经验。

对于地质资料管理工作者面对电子文档带来的挑战不能消极等待，而必须与时俱进，不断学习、更新专业、电子技术、信息技术等科学文化知识，掌握各方面的专业知识，了解各专业的工作流程，使汇交的成果地质资料既符合汇交要求，又保持各专业特点，针对电子文件管理中的问题采取措施，以确保电子文档的真实完整、安全可靠，能够永久地处于可准确提供利用的状态，使其在地质工作及社会化服务中发挥更大的作用。

档案信息化基础建设的核心内容主要是什么？

档案信息化建设主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面的内容。

1、

基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。

2、档案信息资源建设。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档法单瘁竿诓放搭虱但僵案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。

3、应用系统建设。应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的效果。

4、标准规范建设。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。

5、人才队伍建设。档案信息化建设，人才是关键。人才是最宝贵的资源。它不仅需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。

福建省数字档案共享管理办法

第一章　总则第一条　为了加强数字档案的有效利用，促进数字档案共享，提升数字档案服务水平，根据有关法律、法规，结合本省实际，制定本办法。第二条　本省行政区域内数字档案共享适用本办法。

本办法所称数字档案是指机关、团体、企业、事业单位和其他组织（以下统称档案形成单位）收集保存的，可以通过信息网络系统进行传输和在线利用的电子档案或者纸质档案的数字化副本等载体的档案。

本办法所称数字档案共享是指数字档案在标准化、规范化并符合保密要求的基础上，在不同层次、不同部门信息网络系统间实现互联互通并向社会提供服务的活动。第三条　数字档案共享应当遵循统筹规划、规范有序、便民快捷、保障安全的原则。第四条　县级以上人民政府应当加强对本行政区域数字档案共享工作的领导，建立协调机制，协调解决数字档案共享工作中的重大问题，所需经费列入同级财政预算。第五条　县级以上人民政府档案行政管理机构负责本行政区域内数字档案共享的统筹规划、组织协调、建设管理和监督指导。

县级以上人民政府发展和改革、经济和信息化、财政、人力资源和社会保障、机构编制以及其他有关部门按照各自职责，做好数字档案共享的相关工作。第六条　综合档案馆应当在其职责范围内依法收集数字档案，为数字档案共享的互联互通提供更新和维护，并按照有关规定合理使用可共享的数字档案。

专业档案馆应当依法收集其专门领域的数字档案，并向福建省数字档案资源中心（以下简称资源中心）主动提供有关数字档案。第七条　档案形成单位应当按照规定向有关档案馆移交电子档案和符合规范标准要求的纸质档案数字化副本。第八条　鼓励公民、法人或者其他组织参与数字档案共享的相关工作。

对在数字档案共享工作中作出突出贡献的单位和个人，县级以上人民政府根据有关规定予以表彰和奖励。第二章　数字档案共享体系第九条　建立本省统一的数字档案共享体系，省人民政府档案行政管理机构负责建设和管理资源中心，构建数字档案共享利用系统，为数字档案共享提供支撑。资源中心应当与福建省政务数据汇聚共享平台（以下简称共享平台）和福建省电子文件交换服务平台实现对接。第十条　县级以上人民政府应当将档案数字化建设纳入本行政区域电子政务和信息化建设规划，确保资源中心及其应用系统与共享平台之间的实时联通和同步更新。第十一条　各档案形成单位应当逐步实现档案的数字化处理、存储，将各类业务系统中属于归档范围的电子文件向本单位档案管理系统归档，并向资源中心移交。

博物馆、纪念馆、图书馆、方志馆及其他有关数字档案的收藏单位，应当主动向资源中心提供有关数字档案。第十二条　综合档案馆应当构建数字档案网络系统，建设、配备档案数字化设施、设备，基于省市两级电子政务云计算平台，统筹建立数字档案的目录数据库、全文数据库、专题数据库等数据库。第十三条　数字档案管理软件由省人民政府档案行政管理机构组织开发与维护，并无偿提供给档案馆、档案形成单位使用。

档案馆、档案形成单位自行组织开发或者采购的数字档案管理软件，或者已在使用的各类数字档案管理软件，符合数字档案共享条件的，应当实现与资源中心相对接。第十四条　资源中心应当具备下列基本功能：

（一）联通汇集各档案形成单位以及档案馆、图书馆、博物馆等单位的相关数字档案；

（二）处理整合、存储交换各档案形成单位以及档案馆、图书馆、博物馆等单位提交的数字档案；

（三）维护数字档案的真实与完整，保障数字档案传输过程中的安全与保密；

（四）通过综合档案馆提供不同层次的数字档案在线查询与利用服务；

（五）数字档案利用与共享规划所确定的其他功能。第十五条　各档案形成单位应当建立数字档案共享工作机制，设置共享平台交换接口，基于电子政务网络，实现本单位办公系统与共享平台之间的互联互通。第十六条　全省施行统一的电子文件形成、归档和电子档案标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面的标准与规范。具体标准与规范由省人民政府档案行政管理机构会同有关部门制定，并与国家标准规范相衔接。